La circulaire 2015-228 du 13 janvier 2016 rappelle les principes et modalités d’indemnisation des frais occasionnés par les déplacements.
Elle apporte des précisions entre autre sur l’ordre de mission, la définition de commune et l’indemnisation des frais de transport.
Rappel sur l’ouverture des droits aux frais de déplacement :
Titulaires, stagiaires et personnels non titulaires peuvent bénéficier de frais de missions.
Le remboursement est dû dès lors que la personne accomplit son service hors de ses communes de résidence administrative ET familiale.
Ce que précise la circulaire
- Ordre de mission : tout déplacement effectué pour les besoins du service doit obligatoirement donner lieu à la délivrance d’un ordre de mission et donc, éventuellement, ouvrir droit à des frais. Cette convocation peut prendre n’importe quelle forme : lettre, courriel ou même téléphone. Grande nouveauté : la distinction entre convocation et invitation disparait. Une invitation, quand elle est acceptée par l’agent, doit donner lieu à la délivrance d’un ordre de mission.
Pour être précis : aucun déplacement sur instruction d’un supérieur hiérarchique ne peut s’accomplir sans un ordre de mission.
- Définition de la notion de commune :
L’interprétation des IA ou Rectorat fluctuait largement concernant la notion de commune. La circulaire précise les choses.
o Lorsqu’une commune est reliée par des moyens de transports publics de voyageurs (train et bus) à d’autres communes limitrophes (qui se touchent), cet ensemble de communes est considéré comme un seul et même territoire. Ce devient une seule commune donc pas de frais de déplacement.
o Lorsqu’une commune est limitrophe d’une autre sans être reliées par des moyens de transports publics : frais de déplacement
o Lorsque deux communes non limitrophes sont reliées par des moyens de transports publics : frais de déplacement
Les notions d’agglomération, communauté de communes (etc…) ne peuvent pas donc être invoquées pour justifier le non-paiement des frais de déplacements.
- Agent affecté en service partagé : Cette disposition concerne tout agent (titulaire ou non) employé à temps plein ou à temps partiel, affecté en service partagé quel que soit la durée de l’affectation (égale ou inférieur à l’année scolaire).
À partir du moment où il complète son service dans une commune différente de ses résidence administrative et familiale, l’agent sera indemnisé de ses frais de transports et de repas. La résidence administrative dans cette situation correspond à la commune de l’établissement où il assure la plus grande partie de ses obligations de services.
Pour les titulaires remplaçants effectuant un remplacement à l’année sur un ou plusieurs établissements, la résidence administrative correspond à leur établissement de rattachement administratif.
- Autorisation d’utiliser son véhicule personnel : L’utilisation du véhicule personnel est soumise à autorisation préalable. L’agent doit formuler donc sa demande avant tout déplacement.
Lorsque les moyens de transport publics de voyageurs ne permettent pas le bon déroulement de la mission (ponctuelle ou régulière) l’administration doit obligatoirement donner cette autorisation. L’agent sera alors indemnisé sur la base des indemnités kilométriques.
Dans tous les autres cas, si l’autorisation est accordée, le remboursement se fera sur la base du tarif de transports publics de voyageurs le moins onéreux.
- Itinéraire retenu : l’administration doit déterminer préalablement le choix de l’une et/ou l’autre résidence comme point de départ et/ou de retour pour calculer l’indemnisation.
L’itinéraire retenu doit correspondre à l’ensemble du trajet effectivement accompli et non à un trajet partiel ou plus court qui s’avérerait fictif (du type à vol d’oiseau).
- Horaire retenu et frais de repas :
Lorsque l’agent utilise son véhicule personnel, les horaires de début et de fin de mission correspondent aux horaires de départ et de retour à partir soit de la résidence administrative soit de la résidence familiale.
Lorsque l’agent utilise un moyen de transport collectif, les horaires de début et de fin de mission correspondent aux horaires inscrits sur les titres de transports.
Si l’agent est en mission pendant la totalité de la période comprise entre 11 et 14 heures, il peut demander à se faire indemniser ses frais de repas du midi, qu’il ait ou non consommé.
Même démarche pour le repas du soir si l’agent est en mission entre 18 et 21 heures.
Ses frais sont réduits de moitié lorsque :
– l’agent prend son repas dans un restaurant administratif ou assimilé.
– L’agent est en service partagé ou en remplacement à l’année.
- Frais pris en charge dans le cadre des stages :
Que le collègue soit en formation initiale ou continue, il a droit à la prise en charge d’un aller/retour par période de formation.
Si lors d’une même période de formation, il se déplace dans des lieux différents, il sera remboursé, en plus de l’A/R ci-dessus, pour l’ensemble des parcours qu’il a dû effectuer
Rappels réglementaires :
Le décret 2006-781 du 3 juillet 2006 fixe les conditions et les modalités d’indemnisation des frais occasionnés par les déplacements temporaires (missions, intérims, stages de formation initiale et continue).
Un arrêté ministériel du 20 décembre 2013 précise par ailleurs les règles spécifiques qui régissent l’indemnisation des personnels du MEN.
La circulaire 2015-228 du 13 janvier 2016 apporte des éclaircissements sur certains points d’application de cette réglementation